1. Algemeen
Wij registreren gegevens van je als je onze website bezoekt, lid wordt van Mahjongclub Tsumo, aanmeldt voor een cursus, informatie aanvraagt via ons contactformulier, e-mail en/of telefonisch contact met ons opneemt.

Wij zijn zorgvuldig met de verwerking en beveiliging van jouw persoonsgegevens. Hierbij houden wij ons aan de wet en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring lees jij hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan.

Deze verklaring is alleen van toepassing op de website die eigendom is van Mahjongclub Tsumo. Mahjongclub Tsumo is niet verantwoordelijk voor het privacy beleid van andere sites en (online) bronnen die op onze website worden genoemd.

Wanneer je vragen hebt over dit privacyreglement of een klacht hebt over de manier waarop wij met je persoonsgegevens omgaan dan kun je contact opnemen met privacy @ mahjongclubTsumo.nl.

2. Wat zijn persoonsgegevens en wat wordt verstaan onder verwerking van persoonsgegevens?
Onder verwerking van persoonsgegevens wordt elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens verstaan.

Een persoonsgegeven is alle informatie over een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon. Elk gegeven waarmee een persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd is een persoonsgegeven. Het kan gaan om bijvoorbeeld je naam, contactgegevens en elk ander gegeven dat aan jou gekoppeld is of kan worden, waaronder bijvoorbeeld e-mailadres, locatiegegevens, inlogcode, leeftijd, gezondheidsgegevens, bankgegevens, foto’s van toernooien/competities etc.

De gegevens die door Mahjongclub Tsumo worden verwerkt bestaan uit verschillende categorieën:

Gegevens die je zelf invult op formulieren (cursus volgen en/of lid worden) op de Mahjongclub Tsumo website;
Gegevens die je zelf invult op formulieren voor toernooien op de Mahjongclub Tsumo website;
Gegevens doordat je betalingen verricht op de rekening van Tsumo;
Gegevens die je op andere wijze kenbaar maakt;
Daarnaast zijn er gegevens die, op basis van de door jou behaalde prestaties, aan jouw naam worden gekoppeld zoals bijvoorbeeld wedstrijd- en/of kwalificatieresultaten.

3. Waarom mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken?
Volgens de wetgeving, in het bijzonder de AVG, mag Mahjongclub Tsumo alleen persoonsgegevens verwerken als daarvoor één van de wettelijke grondslagen geldt. Mahjongclub Tsumo hanteert de volgende rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens:

Na verkregen toestemming van degene van wie wij persoonsgegevens verwerken;
In het kader van de totstandkoming en/of uitvoering van een overeenkomst;
Om de wet na te leven (waaronder boekhoudkundige verwerking, fiscale verplichtingen en verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- en regelgeving);
In verband met de gerechtvaardigde belangen van Mahjongclub Tsumo, waarbij Mahjongclub Tsumo erop let dat de impact op uw privacy zo beperkt mogelijk is.

Zo worden onder andere persoonsgegevens verwerkt in geval van:

Het beheer van ledengegevens of ondersteuning daarvan, inclusief de aanmaak van overzichten voor het beheer van leden of voor het onderzoeken van behoeften van de leden;
De uitoefening en de verdediging van de rechten van Mahjongclub Tsumo, bijvoorbeeld bij geschillen;
Het verzorgen en verbeteren van de website, waarbij Mahjongclub Tsumo door het bezoek aan onze website jouw (klik-)gedrag kan vaststellen om je op basis daarvan gerichte informatie te kunnen verstrekken. De logica die Mahjongclub Tsumo daarbij gebruikt is dat jouw IP-adres wordt gekoppeld aan jouw handelingen en op basis daarvan worden jouw voorkeuren vastgesteld. Wij vragen steeds vooraf jouw expliciete toestemming hiervoor (zie onze Cookieverklaring).

4. Hoe verkrijgen wij jouw persoonsgegevens?
Als je informatie vraagt, lid wordt van Mahjongclub Tsumo, een cursus volgt of deelneemt aan een toernooi verkrijgt Mahjongclub Tsumo jouw persoonsgegevens rechtstreeks van jou. Dit zijn persoonsgegevens zoals je naam, adres, mobiele telefoonnummer, leeftijd en e-mailadres.

Als je lid bent van Mahjongclub Tsumo of deelneemt aan een toernooi betaal je contributie en/of de kosten van deelname toernooi. Daardoor is bij de penningmeester en de voorzitter van het bestuur je bankrekeningnummer bekend.

5. Wie is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?
Het bestuur van Mahjongclub Tsumo is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit houdt in dat Mahjongclub Tsumo de doeleinden en de middelen voor de verwerking bepaalt in de ALV en dat het bestuur van Mahjongclub Tsumo verantwoordelijk is voor de naleving van de regelgeving, te bereiken via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. .

Alle bestuursleden die toegang hebben tot persoonsgegevens en deze verwerken zullen bij aftreden via een formulier vastleggen dat zij alle digitale en schriftelijke documenten met persoonsgegevens verwijderen/vernietigen die zij in hun bezit hebben.

Dit geldt ook voor leden die een bepaalde taak uitvoeren waarvoor zij persoonsgegevens nodig hebben. Denk hierbij aan e-mailadressen om leden te benaderen voor informatie, vragen voor deelname activiteiten en/of vragen voor helpen bij taken.

6. Waarom gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

6.1 Diverse doeleinden
Mahjongclub Tsumo verwerkt jouw persoonsgegevens voor diverse doeleinden. Wij verwerken alleen de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens. De volgende doelen zijn van toepassing bij de verwerking van persoonsgegevens door Mahjongclub Tsumo:
· Om contact met je te kunnen opnemen;
· Om jou informatie te sturen;
· Voor het aangaan en uitvoeren van (leden- en overige) overeenkomsten;
· Voor het informeren en adviseren;
· Voor het afhandelen van klachten en complimenten.

6.2 Overige activiteiten door en voor leden van de Mahjongclub Tsumo
Denk hierbij aan de volgende activiteiten:

Beantwoorden en verwerken van uw vraag;
Organiseren en vergemakkelijken deelname aan mahjong activiteiten: Organiseren van competities (avond, mini en zomer), verwerken en presenteren van uitslagen, samenstellen van ranglijsten;
Beschikbaar stellen van informatie aan de mahjongbond (zie ook punt 9 ‘Aan wie verstrekken wij jouw gegevens’)
Ontwikkelen van beleid, bijvoorbeeld voor recreanten en/of competitiespelers;
Doen van relatiebeheer zoals het verstrekken van informatie, bijvoorbeeld nieuws en mededelingen vanuit bestuur.

6.3 Activiteiten voor deelnemers toernooien Tsumo
Denk hierbij een de volgende activiteiten:

De gegevens bij inschrijving toernooien worden gebruikt ten behoeve van vermelding deelname op de website en scoreregistratie;
Deze gegevens worden gebruikt om telefonisch contact op te kunnen nemen, en/of schriftelijk (per e-mail) contact te zoeken als telefonisch geen contact mogelijk is;
Toernooiuitslagen worden gedeeld met de Mahjongbond, deze vermeldt de uitslagen op de site van de Nederlandse Mahjongbond (NMB), Mahjongnews en de European Mahjong Association (EMA).

6.4 Betrokkenheid in de vereniging en bond

Verder gebruiken wij jouw persoonsgegevens voor besturen van de vereniging en de activiteiten binnen de vereniging. Dit om ons bestand van de leden, vrijwilligers en overige betrokkenen bij Mahjongclub Tsumo en/of de Mahjongbond te vergroten.

Hierbij trachten wij rekening te houden met jouw voorkeuren. Als je geen prijs meer stelt op informatie van Mahjongclub Tsumo dan biedt Mahjongclub Tsumo jou altijd de gelegenheid om je hiervoor uit te schrijven via een e-mail naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

7. Wie heeft er toegang tot de gegevens
De voorzitter/secretaris en de penningmeester van Mahjongclub verwerken de verkregen persoonsgegevens bij aanmelding voor Mahjongclub Tsumo. De voorzitter/secretaris doet dit in het digitale dossier van de club en de penningmeester in een ledenadministratie. De gegevens zijn inzichtelijk en toegankelijk voor de leden van het bestuur.

Mahjongclub Tsumo kan jouw (persoons-)gegevens uitwisselen tussen de diverse leden binnen de vereniging, voor zover dit noodzakelijk is gelet op de taak die zij moeten uitvoeren en het doel van de gegevensverwerking. Bijvoorbeeld competitie, minicompetie, toernooien, lief en leedcommissie.

Bestuursleden en leden die een bepaalde taak hebben verklaren bij start van de taak dat zij vertrouwelijk omgaan met de gegevens door:

Alleen de gegevens te gebruiken voor betreffende taak;
Deze niet te delen met derden;
Te bewaren op een beveiligde computer;
Bij vertrek of einde taak alle gegevens digitaal en schriftelijk te verwijderen/vernietigen (zie ook punt 5).

8. Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
Mahjongclub Tsumo bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt, en in elk geval zo lang als specifieke regelgeving vereist.
Concreet houdt dit in:
• Einde lidmaatschap - 1 jaar na beëindiging lidmaatschap
• Deelnemers toernooien - 1 maand na afloop van het betreffende toernooi
• Uitslagen op website – 5 jaar
• Nieuws op website – 5 jaar

9. Aan wie verstrekken wij jouw persoonsgegevens?
Mahjongclub Tsumo is aangesloten bij de Nederlandse Mahjong Bond.
Je wordt automatisch lid van de Nederlandse Mahjong Bond als je lid of cursist wordt bij Tsumo. Mahjongclub Tsumo deelt een aantal van jouw gegevens met de bond:

Naam, adres, e-mail, telefoonnummer met als doel: contact opnemen, informatie verstrekken en inzicht krijgen in de regio’s waar leden wonen;
Geboortejaar met als doel inzicht leeftijdsopbouw leden;
Zie privacyreglement Nederlandse Mahjongbond:

Toernooiuitslagen worden gedeeld met de Mahjongbond. De bond vermeldt de uitslagen op de site van de Nederlandse Mahjongbond (NMB), Mahjongnews en de European Mahjong Association (EMA).

10 Mahjongclub Tsumo en derden.
Mahjongclub Tsumo zal jouw persoonsgegevens niet verkopen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behalve zoals beschreven in deze privacyverklaring, andere voorwaarden die van toepassing zijn verklaard of na voorafgaand besluit van de Algemene Vergadering.

11. Beeldmateriaal
Tijdens promotieactiviteiten, toernooien en op de clubavonden worden foto’s gemaakt. Deze worden gebruikt voor de website en sociale media;
• Nieuwsberichten over de club;
• Als vormgeving bij verslagen over toernooien en competities;
• Promotiemateriaal.
Mahjongclub Tsumo vraag via de aanmeldingsformulieren (lidmaatschap, deelname cursus en toernooien) toestemming voor het maken en gebruiken van beeldmateriaal.

12. Beveiliging
Mahjongclub Tsumo is een kleine vereniging met een bestuur dat werkzaamheden verricht op de eigen computer. Bestuursleden en leden die een verantwoordelijke taak hebben, verklaren dat zij passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
Tevens zorgen zij dat:
• gegevens via beveiligde verbindingen worden verzonden over het internet;
• gegevens met de bond versleuteld via e-mail worden verstuurd;
• gegevens alleen met andere leden versleuteld worden gedeeld als zij deze nodig hebben voor de taak die zij moeten uitvoeren.

13. Inzage, verwijderen en wijzigen: wat zijn jouw privacy rechten?
Je hebt recht op inzage in jouw persoonsgegevens, het recht om correctie, beperking of verwijdering van jouw persoonsgegevens te vragen en daarnaast kun je vragen om overdracht van jouw gegevens. Tenslotte kun je bezwaar maken tegen het gebruik van jouw gegevens.
Als de verwerking van jouw gegevens berust op toestemming, dan kun je deze te allen tijde intrekken. Je kunt jouw schriftelijke verzoeken dan wel vragen met betrekking tot privacy gerelateerde zaken sturen aan: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Ter bescherming van jouw privacy maak je in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. We reageren zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen twee weken, op jouw verzoek.

14. Website en Copyright
De berichten, uitslagen en foto’s op deze website zijn met toestemming van de leden of deelnemers van toernooien geplaatst (akkoordverklaring op inschrijf- en aanmeldformulieren).
Niets van Mahjongclub Tsumo website mag zonder schriftelijke en voorafgaande toestemming van Mahjongclub Tsumo worden gereproduceerd of gebruikt, anders dan het downloaden, het bekijken daarvan op een enkele computer en/of het printen van een enkele hardcopy ten behoeve van persoonlijk, niet bedrijfsmatig gebruik.

15. Sociale media
Tsumo gebruikt de volgende sociale media:
• Whatsappgroep voor alleen leden met als doel informeren en maken van afspraken om onderling te spelen;
• Besloten facebookgroep om leden te informeren en de uitslagen te delen die op de website staan;
• Openbare facebookpagina voor werven leden, plannen openbare activiteiten zoals toernooien, cursus en/of promotieactiviteiten. Ook kunnen er nieuwsberichten van de website gedeeld worden;
• Instagram voor promotieactiviteiten van de club.

16. Links naar andere websites
Op de website van Mahjongclub Tsumo is een aantal links naar andere websites te vinden. Mahjongclub Tsumo kan geen verantwoording dragen met betrekking tot het gebruik van uw gegevens door die organisaties. Daarom wordt aangeraden het Privacy Statement van de betreffende websites te lezen.

17. Aansprakelijkheid
Aan de informatie op Mahjongclub Tsumo website kunnen geen rechten worden ontleend. Mahjongclub Tsumo aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de inhoud van Mahjongclub Tsumo website en daarop verstrekte informatie.

18. Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Controleer daarom regelmatig de Privacyverklaring voor de laatste versie van ons privacy beleid.

19. Vragen?
Als je nog vragen hebt over ons privacy beleid, neem dan contact op met ons via privacy @ mahjongclubtsumo.nl.

Je bent ook gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van je gegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wil je meer weten over de wetgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens? Kijk op wetten.overheid.nl.

20. Cookies

De enige cookie die op deze site wordt gebruikt, is een sessie cookie. Hiervoor hoeft geen toestemming te worden gevraagd

30 november 2018